出纳人员在办理正常的资金收付业务的同时，还应当做好出纳档案的保管及相关工作；在离开出纳岗位之前，应认真办理相应的交接手续，圆满地结束出纳工作。单位为了强对出纳工作的管理，提高工作效率和质量，也应定期或不定期地对出纳工作进行有效的考核。

    《会计档案管理办法》第四条规定：各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。而出纳档案是会计档案的重要组成部分，是记录出纳业务内容，明确相关经济责任的书面证明，一旦遗失或因保管不善而毁坏，将给出纳员本人和单位带来严重的影响。因此，出纳员必须按规定对有关的会计资料进行妥善的保管，保证会计档案记录的真实性、完整性、连续性和准确性。

    （一）出纳档案的整理

    出纳档案归档的原则是“有用、真实、有效”，因此，出纳员应先对会计资料进行整理。哪些能用，哪些不需用，都要按照有关的规定和本单位的管理要求对会计资料进行挑选整理，做到定期归集、分类整理、按序排放。

    1．出纳档案的保管范围出纳档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，同时也包括相关的重要凭证等，具体包括：

    （1）会计凭证类：反映资金收付业务的原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他出纳凭证。

    （2）会计账簿类：现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、辅助账簿及其他备查簿。

    （3）财务报告类：包括月度、季度、年度的出纳报告、附注及文字说明，银行存款对账单及银行存款余额调节表，其他出纳报告。

    （4）其他类：作为收付依据的合同、协议及其他文件；按规定应单独存放保管的重要票证单据，如作废的支票、发票存根联及作废发票、收据存根联及作废收据；出纳盘点表和出纳考核报告等。

    （5）档案管理类：出纳档案移交清册、出纳档案保管清册、出纳档案销毁清册。

    2．出纳档案的整理程序

    出纳人员对档案进行整理时，一般分为分类、装订和成册三个步骤。

    （1）分类。出纳档案应按经济业务的性质和本单位的财务管理要求进行分类。一般应与本单位的会计分类相一致，兼顾档案装订和使用的需要。在对档案分类时，应当对一些无效或不需用的单据进行剔除。

    （2）装订。由于原始凭证大多零落散乱，容易遗失，所以出纳人员在对档案归类后应加以装订，以保证会计资料不易散落遗失。在装订时，应当注意档案厚度以便于使

    用为宜；使用活页账或卡片账的，在归档时应加以装订并编齐页码，对不宜装订的应当连号存装防止散落；对于采

    用财务软件记账的单位，其打印出的纸质会计档案必须装订编号；对于具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案，保管时采用连号编排，保存在特定的档案盒。

    （3）成册。对于装订完毕的出纳资料，应当立卷成册，启用封面或扉页，用以记录每册的编号、所属单位、所属时期及页数、经办人员等详细内容，并加盖单位公章和经办人员私章。在保管上有特殊要求的，可以加盖骑缝章或加贴封条。

    3．出纳档案的保管责任

    （1）按照《会计档案管理办法》第六条的规定：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求负责整理成卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。

    （2）在当年或本会计期间内形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人负责保管，出纳人员不得兼管会计档案。

    （3）移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员拆封整理，以分清责任。

    （4）各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

    （二）出纳档案的保管

    1．出纳档案的保管期限档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。出纳档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。现以《会计档案管理办法》的会计档案保管期限表加以说明。

    2．出纳档案的保管要求

    出纳档案的保管是一个长期过程，为了保证档案在保管期限内的安全和有效，各单位必须加强档案的保管工作，出纳档案保管的具体要求有：

    （1）档案记录必须真实、完整、准确、连续，不得擅自篡改、涂抹或歪曲档案记录。

    （2）档案整理、装订成册按规定办理，做到不易散失、便于查阅。

    （3）档案记录必须按照规定的保存年限进行保管。

    （4）档案的使用、移交和销毁必须按照严格的程序办理。

    （5）档案不得外借、撕毁、遗失。

    （6）档案的存放地应当安全、防火、防盗、防潮、防虫。

    （7）档案资料应能积极地为本单位所利用。

    3．出纳档案的销毁

    出纳档案在保管期满后，对确无保留必要的资料，经本单位主要领导审查并报经上级主管部门批准后，方可办理销毁手续。

    保管期满但未结算的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁注册和会计档案保管清册中列明。

    正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

    在销毁档案资料时，应由档案部门和财务部门共同派人监销，如有特殊要求的，应由本单位主要领导或上级主管部门派人监销。监销时监销人员应对档案逐一清点核对，确认其确实无保留必要。销毁后，监销人员应在销毁清册上签名盖章并将销毁情况报告本单位领导，其销毁清册由档案部门另行保存。